Jakarta, INFOBRAN.ID – Di masa pandemi, aktivitas perusahaan harus dijalankan sesuai peraturan protokol kesehatan. Salah satunya adalah dengan mengurangi interaksi dan aktivitas yang melibatkan orang banyak di satu tempat. Untuk mengantisipasi hal tersebut, banyak perusahaan yang akhirnya menerapkan kerja dengan memanfaatkan teknologi digital. Mulai dengan mengatur pertemuan dan laporan secara online hingga memanfaatkan berbagai aplikasi terintegrasi untuk menunjang pekerjaan.
Seperti yang dilakukan PT Semen Padang, dalam menghadapi kondisi pandemi memaksimalkan berbagai fasilitas teknologi digital. Salah satunya dengan mengembangkan aplikasi Simple. Aplikasi Simple merupakan sistem pengendalian dokumen yang telah go-live di lingkungan Semen Padang sejak Oktober lalu.
Kepala Unit Sistem Manajemen PT Semen Padang Nelvi Irawati mengatakan bahwa aplikasi Simple tersebut diimplementasikan di SIG dengan tujuan untuk menunjang aktivitas karyawan/ti PT Semen Padang.
IKLAN INFOBRAND.ID
“Aplikasi Simple yang baru go-live ini sangat menunjang aktivitas seluruh karyawan PT Semen Padang, terutama saat kerja di masa pandemi COVID-19 saat ini,” Nelvi, Kamis (19/11).
Nelvi menjelaskan bahwa aplikasi Simple ini merupakan pengganti Sistem Dokumentasi Online (SDO) yang sebelumnya digunakan di PT Semen Padang. Aplikasi ini memiliki banyak kelebihan dibanding pendahulunya. Di antaranya, proses drafting, review dan approve dokumen (pedoman, prosedur, instruksi kerja) dapat dilakukan secara online di aplikasi Simple.
Selain aplikasi Simple, PT Semen Padang menggunakan aplikasi lainnya yang juga menunjang aktivitas karyawan di masa pandemi yaitu Microsoft Teams, WhatsApp Grup, Trello, One Drive, dan share point.
“Pada masa pandemi sekarang ini, semuanya dilakukan secara online. Jadi, walaupun karyawan/ti PT Semen Padang tidak masuk kantor atau kerja dari rumah, pekerjaan apa pun tetap dapat berjalan seperti biasa salah satunya dengan implementasi aplikasi Simple ini, khusus surat menyurat untuk internal dan eksternal bisa menggunakan fasilitas NDO (Nota Dinas Online),” ujarnya.
PT Semen Padang, kata Nelvi melanjutkan, telah mengintegrasikan berbagai sistem manajemen yang ada di perusahaan dan merupakan panduan bagi seluruh kegiatan di perusahaan pada semua level. Mulai dari level Direksi sampai kepada Karyawan pelaksana di semua unit kerja.
IKLAN INFOBRAND.ID
Dengan sistem manajemen terintegrasi, perusahaan dapat menggabungkan persyaratan umum dalam standar sistem manajemen yang diterapkan, sehingga dapat mengurangi duplikasi pekerjaan karena penggabungan proses kerja dan dokumentasi.
“Sistem manajemen terintegrasi ini juga dapat menghemat biaya, serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi bagi perusahaan PT Semen Padang,” ungkap Nelvi.
Unit Sistem Manajemen PT Semen Padang, tambah Nelvi, tidak hanya mengelola sistem manajemen perusahaan, tapi juga merupakan unit yang mengelola, mengembangkan dan memonitor kegiatan kearsipan yang ada di PT Semen Padang, karena arsip sangat penting bagi suatu perusahaan. Dimana arsip merupakan rekaman informasi, pusat ingatan, alat bukti dan sebagai alat bantu dalam mengambil keputusan dan merumuskan kebijakan.
Kearsipan PT Semen Padang sudah terakreditasi untuk penyelenggaraan kearsipan dengan kualifikasi “A” dari Arsip Nasional Republik Indonesia pada tahun 2015, dimana PT Semen Padang merupakan satu-satunya perusahaan persemenan yang meraih prestasi kualifikasi A di Indonesia.
“Di arsip, kami pun juga melakukan perubahan-perubahan. Salah satunya, membuat layanan perbaikan arsip rusak (restorasi),” pungkasnya.
